MENGADAKAN outbound untuk perusahaan swasta mungkin terdengar sederhana.
Cari EO. Pilih lokasi. Susun games. Pesan konsumsi. Sewa bus. Beres.
Namun ketika pesertanya adalah instansi pemerintah, ceritanya bisa sedikit berbeda.
Ada kebutuhan kegiatan yang harus jelas. Ada anggaran yang harus dipertanggungjawabkan. Ada dokumen pengadaan. Ada pejabat atau pihak yang berwenang mengambil keputusan. Ada spesifikasi pekerjaan. Ada proses pemilihan penyedia. Setelah kegiatan selesai, masih ada administrasi dan serah terima pekerjaan.
Maka, kalau ada yang mengira memilih EO outbound Bandung untuk instansi pemerintah cukup dengan mencari vendor yang punya foto outbound paling keren di Instagram, sebaiknya jangan buru-buru menekan tombol “Deal”.
Foto flying fox boleh keren.
Foto peserta tertawa juga bagus.
Tetapi dalam pengadaan pemerintah, yang dicari bukan sekadar EO yang bisa membuat peserta teriak saat games.
Penyedia juga harus mampu memenuhi kebutuhan pekerjaan dan mengikuti mekanisme pengadaan yang berlaku.
Terlebih lagi, sejak 30 April 2025 pemerintah telah memberlakukan Perpres Nomor 46 Tahun 2025 sebagai perubahan kedua atas Perpres Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Peraturan tersebut menjadi salah satu rujukan penting dalam memahami proses pengadaan barang dan jasa pemerintah saat ini.
Karena itu, instansi pemerintah yang sedang merencanakan outbound di Bandung perlu memahami dua hal sekaligus: kebutuhan kegiatan dan prosedur pengadaan.
Kegiatan outbound instansi pemerintah tetap merupakan kegiatan yang harus direncanakan dengan baik.
Misalnya sebuah perangkat daerah ingin mengadakan kegiatan peningkatan kapasitas pegawai.
Kebutuhannya bisa mencakup:
• Transportasi peserta
• Akomodasi
• Konsumsi
• Venue
• Fasilitator
• Materi pelatihan
• Aktivitas team building
• Perlengkapan outbound
• Dokumentasi
• Perizinan tertentu
• Perlengkapan keselamatan
• Rundown dan koordinasi lapangan
Artinya, EO yang dipilih bukan hanya bertugas menyediakan games.
EO harus mampu menerjemahkan kebutuhan instansi menjadi sebuah paket kegiatan yang jelas.
Di sinilah perbedaan antara “EO yang bisa bikin acara” dengan “EO yang siap menangani kebutuhan institusi” mulai terlihat.
Apalagi pengadaan pemerintah mempunyai prinsip, pelaku, proses, dan dokumen yang perlu diperhatikan.
Perpres 46 Tahun 2025 menegaskan bahwa pengadaan pemerintah mencakup proses sejak identifikasi kebutuhan sampai dengan serah terima hasil pekerjaan.
Dengan kata lain, urusan EO tidak berhenti ketika bus peserta berangkat pulang.
Administrasi juga harus pulang dengan selamat.
Sebelum mencari vendor, instansi sebaiknya menentukan terlebih dahulu apa yang sebenarnya dibutuhkan.
Ini terdengar sederhana.
Namun dalam praktiknya, banyak kegiatan dimulai dari pertanyaan yang kurang tepat.
“EO outbound Bandung yang murah siapa?”
Padahal pertanyaan yang lebih tepat adalah:
“Kegiatan seperti apa yang ingin kita selenggarakan dan apa hasil yang ingin dicapai?”
Misalnya tujuan kegiatan adalah meningkatkan kekompakan pegawai.
Maka desain aktivitas dapat diarahkan pada komunikasi dan kerja sama.
Jika tujuannya peningkatan kapasitas kepemimpinan, kegiatan dapat memasukkan simulasi pengambilan keputusan, problem solving, dan leadership challenge.
Jika kegiatan merupakan bagian dari employee gathering, fokusnya bisa berbeda.
Peserta mungkin lebih membutuhkan rekreasi, apresiasi, interaksi lintas bagian, dan suasana yang menyenangkan.
Jadi, kebutuhan harus ditentukan terlebih dahulu.
Setelah itu barulah EO dicari.
Urutannya penting.
Jangan sampai mencari EO dulu, kemudian tujuan kegiatan dipaksa mengikuti paket yang tersedia.
Dalam konteks pengadaan pemerintah, istilah yang lebih tepat adalah penyedia, bukan sekadar “vendor rekanan”.
Kata “rekanan” memang lazim digunakan dalam percakapan sehari-hari. Namun mekanisme pengadaan pemerintah mempunyai terminologi dan ketentuan sendiri.
Perpres 46 Tahun 2025 mengatur metode pemilihan penyedia untuk barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa lainnya, termasuk e-purchasing, pengadaan langsung, penunjukan langsung, tender cepat, dan tender.
Karena itu, instansi perlu menentukan terlebih dahulu kategori pengadaan dan metode pemilihan yang sesuai dengan kebutuhan serta nilai pekerjaannya.
Ini penting karena tidak semua kegiatan outbound pemerintah otomatis menggunakan satu metode yang sama.
Metode pengadaan harus mengikuti ketentuan yang berlaku.
Jadi jangan sampai ada anggapan:
“Kalau nilainya segini, pasti pakai cara itu.”
Belum tentu.
Jenis jasa, nilai pekerjaan, kondisi pengadaan, katalog elektronik, serta ketentuan internal instansi dapat memengaruhi prosesnya.
Salah satu hal yang sering menjadi perhatian ketika instansi mencari EO adalah nilai pekerjaan.
Dalam konsolidasi Perpres 46 Tahun 2025, pengadaan langsung untuk Barang/Jasa Lainnya dilaksanakan untuk nilai paling banyak Rp200 juta. Sementara untuk pekerjaan konstruksi, batasnya berbeda, yaitu paling banyak Rp400 juta.
Namun angka tersebut tidak boleh dibaca secara sederhana sebagai:
“Outbound di bawah Rp200 juta berarti bebas pilih EO.”
Tidak seperti itu.
Pengadaan langsung tetap merupakan metode pengadaan yang mempunyai prosedur dan tanggung jawab tersendiri.
Artinya, nilai pekerjaan memang menjadi salah satu faktor penting, tetapi bukan satu-satunya hal yang harus dilihat.
Instansi tetap perlu mengikuti ketentuan pengadaan yang berlaku, termasuk proses administrasi dan kewenangan pejabat terkait.
Inilah alasan EO yang terbiasa menangani klien pemerintah perlu memahami alur kerja pengadaan.
Secara sederhana, prosesnya dapat dipahami melalui beberapa tahapan.
Instansi menentukan tujuan kegiatan, jumlah peserta, waktu pelaksanaan, lokasi, jenis layanan, fasilitas, serta output yang diharapkan.
Contohnya:
Instansi membutuhkan kegiatan outbound dua hari satu malam untuk 150 pegawai di kawasan Bandung atau sekitarnya.
Kebutuhannya mencakup venue, transportasi, konsumsi, akomodasi, fasilitator, aktivitas team building, dokumentasi, dan perlengkapan keselamatan.
Semua kebutuhan tersebut sebaiknya dirumuskan dengan jelas.
Setelah kebutuhan diketahui, spesifikasi pekerjaan perlu disusun.
Misalnya:
• Jumlah peserta
• Durasi kegiatan
• Lokasi atau karakter venue
• Jenis aktivitas
• Jumlah fasilitator
• Kebutuhan transportasi
• Kebutuhan konsumsi
• Akomodasi
• Dokumentasi
• Peralatan kegiatan
• Standar keselamatan
• Output kegiatan
Semakin jelas spesifikasinya, semakin mudah proses evaluasi penyedia.
Instansi kemudian menentukan metode pengadaan sesuai ketentuan yang berlaku.
Perpres 46 Tahun 2025 mencantumkan beberapa metode pemilihan penyedia untuk Barang/Jasa Lainnya, antara lain e-purchasing, pengadaan langsung, penunjukan langsung dalam kondisi tertentu, tender cepat, dan tender.
Untuk kegiatan tertentu, instansi juga perlu memperhatikan apakah jasa yang dibutuhkan tersedia melalui katalog elektronik.
Jangan sampai EO sudah sibuk membuat proposal, sementara mekanisme pengadaannya belum jelas.
Itu seperti sudah memilih menu makan malam sebelum tahu apakah restoran tersebut buka.
Setelah metode pengadaan ditentukan, penyedia dievaluasi berdasarkan ketentuan dan kebutuhan pekerjaan.
Di sinilah instansi perlu melihat lebih dari sekadar harga.
Kemampuan teknis penting.
Pengalaman juga penting.
Kapasitas pelaksanaan penting.
Dokumen perusahaan juga penting.
Begitu pula kemampuan menyediakan tenaga kerja, fasilitas, transportasi, venue, dan perlengkapan sesuai spesifikasi.
Setelah proses pengadaan dan kontraktual sesuai ketentuan selesai, kegiatan dapat dilaksanakan sesuai ruang lingkup yang disepakati.
Pada tahap ini EO harus mampu menjaga koordinasi.
Karena outbound 200 orang bukan seperti mengajak lima teman ngopi.
Satu bus terlambat saja bisa membuat rundown berubah seperti efek domino.
Setelah pekerjaan selesai, proses tidak otomatis berakhir.
Ada hasil pekerjaan yang perlu diperiksa dan diserahterimakan sesuai dokumen dan ketentuan yang berlaku.
Karena itu, EO perlu memiliki administrasi yang tertib.
Dokumen yang diminta dapat berbeda tergantung metode pengadaan, instansi, jenis pekerjaan, dan ketentuan yang berlaku.
Namun secara umum, EO yang ingin menangani kegiatan instansi pemerintah sebaiknya memiliki administrasi perusahaan yang rapi.
Contohnya dapat mencakup:
• Profil perusahaan
• Legalitas usaha
• Nomor Induk Berusaha atau dokumen terkait
• NPWP dan administrasi perpajakan sesuai ketentuan
• Rekening perusahaan
• Proposal teknis
• Penawaran harga
• Portofolio kegiatan
• Referensi atau pengalaman pekerjaan
• Dokumen pendukung lainnya sesuai permintaan pengadaan
Poin pentingnya adalah jangan menganggap semua instansi meminta dokumen yang sama.
Kebutuhan administrasi harus mengikuti dokumen pemilihan dan mekanisme pengadaan yang digunakan.
EO yang profesional seharusnya tidak keberatan ketika diminta menyiapkan dokumen.
Justru kalau vendor mulai berkata, “Dokumen nanti saja, yang penting acaranya jalan,” instansi patut berhenti sebentar.
Bukan karena vendor tersebut pasti bermasalah.
Tetapi karena administrasi merupakan bagian penting dari pekerjaan pemerintah.
Ini salah satu pertanyaan yang sering muncul.
Jawabannya harus hati-hati.
Instansi tidak seharusnya menentukan penyedia secara sembarangan di luar mekanisme pengadaan yang berlaku.
Pemilihan penyedia harus mengikuti metode, persyaratan, kewenangan, dan prosedur yang berlaku untuk paket pekerjaan tersebut.
Ada kondisi tertentu yang memungkinkan penunjukan langsung, tetapi penunjukan langsung bukan berarti pemerintah bebas memilih siapa saja tanpa dasar.
Perpres 46 Tahun 2025 mendefinisikan penunjukan langsung sebagai metode pemilihan penyedia dalam keadaan tertentu.
Bahkan Peraturan LKPP Nomor 2 Tahun 2025 memberikan pedoman khusus untuk penunjukan langsung dalam konteks program prioritas pemerintah, bantuan pemerintah, dan/atau bantuan Presiden berdasarkan arahan Presiden.
Artinya, jangan menggunakan istilah “penunjukan langsung” secara asal.
Kalau memang menggunakan metode tersebut, harus ada dasar dan kondisi yang memenuhi ketentuan.
Dalam bahasa praktis, EO perlu membangun kemampuan agar layak dipertimbangkan sebagai penyedia.
Pertama, rapikan legalitas perusahaan.
Kedua, pastikan bidang usaha dan layanan sesuai.
Ketiga, siapkan portofolio.
Keempat, bangun sistem administrasi yang rapi.
Kelima, pahami mekanisme pengadaan pemerintah.
Keenam, pastikan perusahaan mampu memenuhi pekerjaan secara profesional.
Ketujuh, jangan hanya menjual “games seru”.
Tawarkan solusi.
Misalnya instansi memiliki 300 peserta.
Daripada sekadar berkata:
“Kami punya paket outbound.”
EO sebaiknya menjelaskan:
“Kegiatan dirancang untuk 300 peserta dengan pembagian kelompok, fasilitator, sistem rotasi aktivitas, manajemen transportasi, konsumsi, dokumentasi, serta koordinasi lapangan.”
Perbedaan bahasa tersebut menunjukkan perbedaan cara berpikir.
Proposal tebal belum tentu bagus.
Ada proposal yang 40 halaman, tetapi ketika ditanya:
“Bagaimana kalau hujan?”
Jawabannya:
“Nanti kita lihat kondisi.”
Waduh.
Padahal Bandung dan hujan mempunyai hubungan yang cukup akrab.
EO yang menangani kegiatan pemerintah sebaiknya memiliki contingency plan.
Misalnya:
Apa yang dilakukan jika hujan?
Bagaimana jika bus terlambat?
Bagaimana jika peserta sakit?
Bagaimana jika venue tidak dapat digunakan?
Bagaimana jika aktivitas tertentu tidak memungkinkan?
Bagaimana sistem komunikasi antara PIC instansi dan EO?
Bagaimana pengamanan peserta?
Bagaimana evakuasi?
Semua pertanyaan tersebut perlu dipikirkan sebelum hari H.
Harga memang penting.
Apalagi anggaran pemerintah harus dipertanggungjawabkan.
Namun harga paling murah tidak otomatis menjadi pilihan terbaik dalam semua situasi.
Bayangkan EO A menawarkan Rp150 juta.
EO B menawarkan Rp165 juta.
Sekilas EO A lebih menarik.
Tetapi setelah diperiksa, EO A tidak termasuk dokumentasi, transportasi lokal, perlengkapan tertentu, dan fasilitator tambahan.
Sementara EO B sudah memasukkan seluruh kebutuhan tersebut.
Akhirnya perbandingan harus dilakukan berdasarkan spesifikasi yang setara.
Inilah pentingnya menyusun kebutuhan dan spesifikasi dengan jelas sejak awal.
Harga harus dibandingkan dengan ruang lingkup pekerjaan yang memang sama.
Ada beberapa pertanyaan sederhana yang dapat digunakan instansi.
EO yang baik akan bertanya lebih dahulu.
Jumlah peserta berapa?
Tujuannya apa?
Siapa pesertanya?
Berapa anggarannya?
Kapan pelaksanaannya?
Apa fasilitas yang diperlukan?
Bukan langsung mengirim paket harga.
Kegiatan 30 orang berbeda dengan 300 orang.
Semakin besar peserta, semakin kompleks manajemen transportasi, konsumsi, pembagian kelompok, fasilitator, komunikasi, dan keselamatan.
Untuk kegiatan team building atau capacity building, fasilitator memegang peranan penting.
Games tanpa fasilitator yang mampu melakukan briefing dan debrief bisa berubah menjadi lomba tujuh belasan versi kantor.
Seru.
Tetapi tujuan pembelajarannya bisa menghilang.
Ini wajib ditanyakan.
Terutama jika kegiatan dilakukan outdoor.
Ini sangat penting untuk instansi pemerintah.
EO harus siap berkomunikasi dengan pihak yang menangani pengadaan dan administrasi sesuai mekanisme yang digunakan.
Bandung dan kawasan sekitarnya menawarkan banyak karakter lokasi.
Ada venue dengan fasilitas meeting.
Ada resort.
Ada kawasan pegunungan.
Ada area outbound.
Ada tempat yang cocok untuk gathering.
Ada lokasi yang lebih tepat untuk kegiatan training.
Karena itu, jangan memilih venue hanya berdasarkan foto.
Pertimbangkan kapasitas.
Akses.
Parkir.
Kondisi jalan.
Ketersediaan ruang indoor.
Toilet.
Tempat ibadah.
Konsumsi.
Sinyal.
Keamanan.
Jarak antaraktivitas.
Dan tentu saja rencana cadangan ketika cuaca tidak bersahabat.
Venue yang bagus untuk 50 orang belum tentu nyaman untuk 300 orang.
Ini kelihatannya sederhana, tetapi sering baru terasa ketika semua peserta sudah turun dari bus.
Sebelum memilih penyedia, PIC kegiatan dapat membuat daftar pertanyaan.
“Apakah EO bisa menangani peserta sebanyak ini?”
“Berapa jumlah fasilitator?”
“Bagaimana sistem pembagian kelompok?”
“Apa rencana ketika hujan?”
“Bagaimana prosedur keselamatan?”
“Apakah transportasi termasuk?”
“Apa saja yang termasuk dalam penawaran?”
“Bagaimana mekanisme perubahan jumlah peserta?”
“Bagaimana dokumentasi?”
“Bagaimana koordinasi dengan PIC?”
“Apakah perusahaan memiliki pengalaman kegiatan sejenis?”
Pertanyaan seperti ini jauh lebih berguna daripada hanya bertanya:
“Pak, diskonnya berapa?”
Diskon memang menyenangkan.
Namun kegiatan pemerintah yang kacau biasanya tidak bisa diperbaiki dengan diskon.
Hubungan antara EO dan instansi pemerintah sebaiknya profesional sejak awal.
EO tidak seharusnya mengarahkan pihak instansi untuk mengakali prosedur.
Sebaliknya, EO perlu memahami bahwa proses pengadaan mempunyai aturan.
Perpres 46 Tahun 2025 merupakan regulasi yang berlaku dan telah menggantikan kerangka sebelumnya melalui perubahan terhadap Perpres 16 Tahun 2018.
LKPP juga menerbitkan Surat Edaran Kepala LKPP Nomor 1 Tahun 2025 mengenai penjelasan pelaksanaan Perpres 46 Tahun 2025 pada masa transisi.
Karena aturan dapat berubah dan setiap paket pekerjaan dapat mempunyai karakter berbeda, instansi maupun penyedia sebaiknya menggunakan dokumen dan ketentuan terbaru sebagai acuan.
Artikel ini bukan pengganti konsultasi hukum atau petunjuk resmi pengadaan.
Untuk keputusan pengadaan, pihak instansi tetap perlu mengacu kepada regulasi, dokumen pengadaan, serta pejabat yang berwenang.
Sederhananya, EO yang ideal adalah penyedia yang memahami dua dunia.
Dunia acara.
Dan dunia administrasi.
Dunia acara membutuhkan kreativitas.
Dunia administrasi membutuhkan ketelitian.
EO harus bisa membuat peserta menikmati kegiatan, tetapi juga harus mampu memastikan pekerjaan sesuai ruang lingkup yang disepakati.
Harus bisa membuat games ramai, tetapi juga memahami keselamatan.
Harus bisa membuat rundown menarik, tetapi tetap realistis.
Harus bisa bekerja cepat ketika terjadi perubahan, tetapi tidak mengabaikan prosedur.
Di sinilah kualitas EO sebenarnya terlihat.
Bukan ketika semua berjalan sempurna.
Namun ketika ada masalah dan tim EO tetap tenang.
Memilih EO outbound Bandung untuk instansi pemerintah membutuhkan pendekatan yang berbeda dibandingkan memilih EO untuk acara pribadi.
Instansi perlu memulai dari identifikasi kebutuhan, menyusun spesifikasi, menentukan metode pengadaan sesuai ketentuan, mengevaluasi penyedia, melaksanakan pekerjaan, kemudian memastikan proses administrasi dan serah terima berjalan dengan baik.
Perpres 46 Tahun 2025 saat ini menjadi bagian penting dari kerangka pengadaan barang dan jasa pemerintah dan mengatur berbagai metode pemilihan penyedia, termasuk e-purchasing, pengadaan langsung, penunjukan langsung, tender cepat, dan tender.
Karena itu, istilah “vendor rekanan” sebaiknya tidak dipahami sekadar sebagai EO yang punya koneksi dengan instansi.
Yang jauh lebih penting adalah kemampuan penyedia memenuhi kebutuhan pekerjaan dan mengikuti mekanisme pengadaan yang berlaku.
Bagi EO, pesan ini juga sederhana.
Jangan hanya punya games yang bikin peserta teriak.
Punya juga administrasi yang bikin PIC tidur nyenyak.
Karena kegiatan outbound pemerintah yang sukses bukan hanya soal peserta pulang dengan foto bagus.
Yang jauh lebih penting adalah kegiatan terlaksana sesuai kebutuhan, layanan berjalan profesional, keselamatan terjaga, administrasi tertib, dan hasil pekerjaan dapat dipertanggungjawabkan.
Dan kalau semua itu bisa dilakukan sambil membuat peserta tertawa?
Nah, itu baru EO yang patut dipertimbangkan.
Bisa, sepanjang pengadaan jasa tersebut dilakukan sesuai kebutuhan, anggaran, kewenangan, serta mekanisme pengadaan barang dan jasa pemerintah yang berlaku.
Tidak selalu. Perpres 46 Tahun 2025 mengatur beberapa metode pemilihan penyedia untuk Barang/Jasa Lainnya, antara lain e-purchasing, pengadaan langsung, penunjukan langsung dalam keadaan tertentu, tender cepat, dan tender. Metode yang digunakan bergantung pada karakteristik dan kondisi pengadaan.
Berdasarkan konsolidasi Perpres 46 Tahun 2025, pengadaan langsung untuk Barang/Jasa Lainnya dapat digunakan untuk nilai paling banyak Rp200 juta. Ketentuan dan prosedur pengadaan tetap harus dipenuhi.
EO yang ingin menjadi penyedia pemerintah perlu menyiapkan dokumen administrasi dan persyaratan sesuai metode pengadaan serta dokumen pemilihan yang digunakan. Jenis dokumen yang dibutuhkan dapat berbeda antar paket pekerjaan.
Rekomendasi dapat menjadi informasi awal mengenai pengalaman penyedia, tetapi proses pemilihan penyedia tetap harus mengikuti mekanisme pengadaan yang berlaku. Rekomendasi tidak otomatis menjadi dasar untuk mengabaikan prosedur.
Perhatikan pengalaman, legalitas, kemampuan teknis, kapasitas menangani peserta, kualitas fasilitator, keselamatan, kelengkapan layanan, contingency plan, kemampuan administrasi, dan kesesuaian penawaran dengan spesifikasi kebutuhan.
Tidak. Penawaran harus dibandingkan berdasarkan spesifikasi dan ruang lingkup pekerjaan yang relevan serta sesuai metode evaluasi yang ditetapkan dalam proses pengadaan. Harga perlu dilihat bersama kualitas, kemampuan teknis, dan pemenuhan kebutuhan pekerjaan.
Kegiatan Employee Gathering + Outbound Bandung bersama PLN Divisi Akuntansi
Media Gathering LPSK di Bandung: Dari Rafting, ATV, Hingga Paintball Tanpa Henti
Galeri Kegiatan Employee Gathering, Outbound & Rafting bersama Karyawan PLN
Acara Family Gathering bersama Dharma Wanita Persatuan Lapas Karawang, Ibu-Ibunya Seru Banget!
Free Konsultasi untuk 10 Orang Pertama Hari ini
Ya, Saya Mau !